Yamagata Europe verhuist telecom naar de cloud met IP Communications

Yamagata Europe verhuist telecom naar de cloud met IP Communications

Sinds twee weken werken de medewerkers van het Japanse vertaalbureau Yamagata Europe vanuit hun nieuw pand in Gent. De verhuis was voor het bedrijf de perfecte gelegenheid om een nieuwe manier van werken te introduceren. Samen met VoXX partner IP Communications, maakte Yamagata Europe de beweging naar de cloud voor hun telecom infrastructuur. De mogelijkheid om flexdesk aan de medewerkers aan te bieden, was hierin een belangrijke drijfveer.

Japans familiebedrijf

Yamagata Europe is de Europese tak van een Japans familiebedrijf dat sinds 111 jaar gespecialiseerd is in het schrijven, vertalen en drukken van technische handleidingen. Wereldwijd telt het bedrijf 2000 werknemers, waarvan een 50-tal in België. ‘We make everybody understand your message’ omschrijft perfect de diensten die ze aanbieden. Of het nu gaat om het schrijven en drukken van een handleiding, het vertalen van technische documentatie of het creëren van een meertalige how-to video , Yamagata kan een volledige oplossing aanbieden.

Overtuigd van cloud

Hoewel de Europese vestiging vrij autonoom is, zijn er duidelijk Japanse invloeden. Zo ligt de nadruk op zeer gedisciplineerd werken om een hoge kwaliteitsstandaard te kunnen afleveren. De communicatie via de telefoon moet professionaliteit uitstralen naar klanten. “Dat was dan ook een belangrijk criterium bij de vernieuwing van onze infrastructuur” vertelt Sven Cornette.

De verhuis naar het nieuwe gebouw zette ons aan om onze telecominfrastructuur volledig in vraag te stellen. Voor mij was duidelijk dat ik een cloudoplossing wilde, aangezien we ook voor een aantal andere IT applicaties in de cloud werken. Vroeger zou ik misschien nog getwijfeld hebben aan de kwaliteit van een voice oplossing in de cloud. Intussen ben ik helemaal overtuigd, en zie ik zelfs geen toegevoegde waarde meer om een telefooncentrale in huis te hebben” voegt hij toe.

Flexdesk

Bovendien was Yamagata ook gecharmeerd door de flexdeskmogelijkheid van het cloudplatform. De meeste medewerkers werken 2 dagen per week thuis. Enerzijds is het belangrijk dat zij op basis van hun status kunnen kiezen hoe de oproepen binnenkomen. “We kozen voor 4 verschillende statussen, zodat het voor iedereen eenvoudig en efficiënt blijft om ermee te werken” zegt Sven Cornette. Anderzijds, wanneer zij op kantoor werken, kunnen zij wisselen van bureau, al naargelang welke andere collega’s aanwezig zijn. “We hebben voor onze medewerkers een eigen handleiding gemaakt voor de telefoontoestellen, specifiek gericht op de functionaliteiten die we het meest gebruiken. Uiteindelijk is dat ook ons vak, om technische instructies zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken” lacht de ICT manager.

Proactiviteit van de leverancier

Alvorens Yamagata besliste om met IP Communications in zee te gaan, vergeleken zij verschillende aanbieders in de markt. “Onze voorkeur ging vrij snel uit naar de business consultant van IP Communications. Hij was bijzonder proactief, zowel in de offertefase, als tijdens de oplevering en ook nu blijft de dienstverlening vlot verlopen. Hij voelde perfect aan wat we nodig hadden en gaf ons in dat kader een overtuigende demo. En hoewel prijs niet het belangrijkste criterium was, vind ik de prijszetting van de licenties een belangrijk voordeel. Je betaalt 1 licentie per gebruiker, ongeacht het aantal toestellen dat aan die licentie verbonden is” aldus Sven Cornette.

Gemak en continuïteit

Met de nieuwe cloudoplossing heeft Yamagata gekozen voor gemak en continuïteit. “Ik moet niet meer wakker liggen van mijn voice infrastructuur. Uiteindelijk wil ik als ICT manager vooral zorgen dat onze activiteiten gecontinueerd worden. Door te kiezen voor een oplossing in de cloud, beheer ik niet langer mijn ICT infrastructuur, maar wel mijn ICT partners. Zo kan ik mij toeleggen op de uitdagingen van onze business” besluit Sven Cornette.